Optimierung von Organisationen

Was sollte bei einer Optimierung von Organisationen zuerst erfolgen, Ablaufstudien oder Digitalisierung durch KI, dessen Frage die KI beantwortet?

In den meisten Fällen sollte nicht mit KI-Digitalisierung begonnen werden, sondern zunächst die Organisation verstanden und verbessert werden. Eine bewährte Reihenfolge ist:
1. Ziele und Probleme klären
2. Ablaufstudien und Prozessanalyse durchführen
3. Prozesse vereinfachen und standardisieren
4. Erst danach digitalisieren und KI gezielt einsetzen

Der Grund ist einfach: Wenn ein ineffizienter Prozess unverändert digitalisiert wird, beschleunigt man oft nur die Ineffizienz. Das wird häufig mit dem Satz beschrieben: „Wer einen schlechten Prozess digitalisiert, erhält einen schlechten digitalen Prozess.“
Warum Ablaufstudien zuerst?

Ablaufstudien zeigen:
• Welche Arbeitsschritte wirklich notwendig sind.
• Wo Wartezeiten, Doppelarbeiten oder Medienbrüche entstehen.
• Welche Entscheidungen standardisiert werden können.
• Welche Tätigkeiten sich überhaupt für Automatisierung oder KI eignen.

Erst danach lässt sich entscheiden:
• Was mit klassischer Software automatisiert werden kann.
• Wo Workflow-Systeme sinnvoll sind.
• Wo KI tatsächlich einen Mehrwert bietet (z. B. Dokumentenanalyse, Wissensmanagement, Prognosen oder Assistenzsysteme).

Organisatorischer Grundsatz
In der Organisationslehre gilt seit Langem die Reihenfolge:
Organisation verbessern → Prozesse standardisieren → Digitalisierung → KI-gestützte Optimierung.

KI ist damit kein Ersatz für gute Organisation, sondern ein Instrument, um gut gestaltete Prozesse effizienter, schneller und teilweise intelligenter zu machen.
Je komplexer und größer eine Organisation ist, desto wichtiger wird eine vorgelagerte Organisations- und Prozessanalyse.