Verwaltungsstärke

Aktuell werden immer mehr Mitarbeiter besonders im Verwaltungsbereich aller Art freigesetzt. Wie können Sie herausbekommen, welche Mitarbeiter davon betroffen sind?

Das Freisetzen von Mitarbeitern in Verwaltungsbereichen ist ein sensibles Thema, das sorgfältig und systematisch angegangen werden muss. Um festzustellen, welche Mitarbeiter möglicherweise nicht benötigt werden, könnten folgende Ansätze hilfreich sein:

1. Aufgaben- und Prozessanalyse
Erhebung der Arbeitsprozesse: Identifizieren Sie alle Arbeitsabläufe und Aufgaben in der Verwaltung. Klären Sie, welche Tätigkeiten notwendig und welche redundant sind.
Identifikation von Automatisierungspotenzialen: Überlegen Sie, welche Aufgaben durch Software oder Technologien effizienter erledigt werden können.
Aufgabenabgleich: Prüfen Sie, ob es Aufgabenüberschneidungen zwischen verschiedenen Stellen gibt.

2. Leistungskennzahlen und Zielerreichung
Definition von KPIs: Legen Sie messbare Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators) für alle Abteilungen und Mitarbeiter fest.
Leistungstransparenz: Bewerten Sie regelmäßig die Beiträge der Mitarbeiter zur Zielerreichung der Verwaltung.
Leerlauf erkennen: Untersuchen Sie Abteilungen, in denen es regelmäßig zu Leerlauf oder geringer Arbeitsauslastung kommt.

3. Bedarfsanalyse
Aufgabenbedarf prüfen: Analysieren Sie, ob die Aufgabenmenge und -komplexität die aktuelle Personalstruktur rechtfertigt.

4. Externe Beratung
Neutrale Berater können ineffiziente Strukturen und Prozesse identifizieren sowie
Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.

Beispiel für externe Beratung

Externer Beratungsansatz: Prozess- und Personaloptimierung in der Verwaltung
1. Projektstart und Zieldefinition
Kick-off-Workshop: Gemeinsame Festlegung der Projektziele und -rahmenbedingungen mit der Verwaltung.
Festlegung der KPIs: Definition von messbaren Kriterien wie Prozessdurchlaufzeiten, Servicequalität und Mitarbeiterproduktivität.
2. Datenerhebung und Analyse
Erhebung der Ist-Situation: Analyse bestehender Prozesse und Aufgaben sowie Interviews mit Führungskräften und Mitarbeitern, um Arbeitsabläufe und Herausforderungen zu verstehen.
Identifikation von Ineffizienzen: Erkennung redundanter Prozesse, unnötiger Genehmigungsschleifen oder nicht ausgelasteter Mitarbeiter.
3. Entwicklung von Optimierungsvorschlägen
Prozessoptimierung: Vorschläge zur Straffung von Arbeitsabläufen (z.B. Einführung digitaler Tools, Automatisierung von Routineaufgaben, Abbau von Doppelarbeit).
Rollen- und Aufgabenklärung: Prüfung der Aufgabenzuordnung innerhalb der Organisation. Gibt es klare Verantwortlichkeiten oder Aufgabenüberschneidungen?
Personalbedarfsplanung: Entwicklung eines Modells, das den Personalbedarf an den Aufgaben orientiert.
Zukunftsorientierte Szenarien: Simulation verschiedener Szenarien, etwa Auswirkungen des Einsatzes neuer Technologien auf die benötigten Mitarbeiterkapazitäten.
4. Umsetzung und Change-Management
Umsetzungsplan: Entwicklung eines detaillierten Plans zur Umsetzung der Optimierungsvorschläge, einschließlich Zeitplan, Verantwortlichkeiten und Meilensteine.
Schulungen und Workshops: Mitarbeiter schulen, um neue Prozesse oder Technologien zu nutzen.
Interne Kommunikation: Offene und regelmäßige Information an die Mitarbeiter, um Ängste und Widerstände zu minimieren.
Sozialverträglicher Personalabbau: Unterstützung bei Altersteilzeit, Umschulungen oder freiwilligen Aufhebungsverträgen.
5. Monitoring und Nachbesserung
Erfolgsmessung: Überprüfung der Umsetzung durch regelmäßige Messung der KPIs (z. B. Zeitersparnis, Kostenreduktion, Qualität der Dienstleistungen).
Feedbackrunden: Befragungen der Mitarbeiter und Führungskräfte, um Probleme in der Umsetzung zu identifizieren.
Nachjustierung: Anpassungen vornehmen, falls Maßnahmen nicht den gewünschten Erfolg zeigen.

Projektbeispiel: Prozessdigitalisierung in der Bauverwaltung

Ein Beratungsunternehmen wurde beauftragt, die Effizienz der Bauverwaltung einer Stadt zu steigern. Ergebnisse der Beratung:

Ist-Analyse: 30 % der Bearbeitungszeit ging für Papieraktenverwaltung verloren.
Vorschläge: Einführung einer digitalen Bauakte und eines Online-Bürgerservices für Bauanträge.
Umsetzung: Schulung der Mitarbeiter, Vereinfachung der Genehmigungsprozesse.
Ergebnis: Verkürzung der Bearbeitungszeiten um 40 % und Reduktion des Personalbedarfs in der Sachbearbeitung um 20 %.
Fazit
Externe Berater bringen methodisches Know-how, Benchmark-Daten und eine neutrale Perspektive ein. Dies ermöglicht, nicht nur Überkapazitäten zu erkennen, sondern auch zukunftssichere Strukturen aufzubauen.