Was können Ablaufstudien allgemein im Verwaltungsprozess bewirken?

Increased efficiency through process studies

Was können Ablaufstudien allgemein im Verwaltungsprozess bewirken?

Ablaufstudien im Verwaltungsprozess können verschiedene positive Auswirkungen haben:

Effizienzsteigerung: Sie ermöglichen eine detaillierte Analyse der Arbeitsabläufe und identifizieren ineffiziente oder überflüssige Schritte. Durch die Optimierung können Prozesse schlanker und effizienter gestaltet werden.

Kostenersparnis: Indem unnötige Schritte oder Ressourcen identifiziert werden, können Ablaufstudien helfen, Kosten zu senken. Effizientere Prozesse bedeuten oft weniger Zeit- und Arbeitsaufwand, was wiederum zu Kosteneinsparungen führt.

Qualitätsverbesserung: Durch die Identifizierung von Engpässen oder Problembereichen können Ablaufstudien dazu beitragen, die Qualität der Dienstleistungen oder Produkte zu verbessern. Dies geschieht durch die Beseitigung von Fehlern oder Schwachstellen im Prozessablauf.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Ablaufstudien dokumentieren den gesamten Verwaltungsprozess und machen ihn transparent. Dadurch wird es einfacher, den Prozess nachzuvollziehen und mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Zusammenfassend können Ablaufstudien im Verwaltungsprozess dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, die Qualität zu verbessern und Transparenz zu schaffen.

… und warum werden Ablaufstudien in der Verwaltung nur selten durchgeführt?

Es gibt leider mehrere Gründe, warum Ablaufstudien in der Verwaltung möglicherweise nur selten durchgeführt werden:

Ressourcenmangel: Oft fehlen in Verwaltungsbehörden die Zeit, das Budget oder das spezifische Fachwissen, um Ablaufstudien durchzuführen. Die Mitarbeiter sind möglicherweise stark ausgelastet mit ihren täglichen Aufgaben und haben keine Kapazität für zusätzliche Projekte.

Widerstand gegen Veränderungen: In der Verwaltung können sich lang etablierte Prozesse als schwer zu ändern erweisen. Mitarbeiter könnten sich gegen Veränderungen sträuben, sei es aus Angst vor Unsicherheit oder aus Bequemlichkeit mit den bestehenden Abläufen.

Prioritäten anderer Aufgaben: In der Verwaltung gibt es oft eine Vielzahl von dringenden Aufgaben und Projekten, die Vorrang haben. Ablaufstudien könnten daher aufgrund anderer Prioritäten zurückgestellt werden.

Mangelnde Wertschätzung für Prozessoptimierung: Manchmal wird Prozessoptimierung in der Verwaltung nicht als wichtig erachtet oder nicht angemessen gewürdigt. Dies kann dazu führen, dass Ablaufstudien vernachlässigt werden, selbst wenn ihre potenziellen Vorteile erkannt werden.

Welche Ablaufstudien können z.B. die Effizienz speziell in Krankenhäusern steigern?

Ablaufstudien können in Krankenhäusern dazu beitragen, die Effizienz in verschiedenen Bereichen zu steigern, hier nur ein hervorzuhebendes Beispiel:

Personalressourcen-Optimierungsstudien: Diese Studien analysieren den Einsatz von Personalressourcen von Pflegepersonal sowie unterstützendem Personal, welche im Durchschnitt mehr als 30% der Gesamtkosten ausmachen.

Sie helfen dabei, den Personaleinsatz zu optimieren, wie reguläre Arbeitszeiten, Schicht- und Wochenenddienste und deren Überlastung (z.B. durch Überstunden) zu vermeiden, um somit eine optimal ausreichende Abdeckung zu gewährleisten.

Durch die Anwendung dieser Ablaufstudien können Krankenhäuser einem großen Teil ihrer operativen Abläufe verbessern und Ressourcen effizienter nutzen.