uncontrolled business processes

Warm-up

 

Es war einmal im malerischen Land der Osternester, wo der Osterhase seine legendären Eier produzierte und verteilte. Doch hinter den Kulissen des fröhlichen Osterfestes verbargen sich tatsächlich komplexe Geschäftsprozesse.

 

Der Osterhase, bekannt für seine unermüdliche Arbeitsethik, führte ein Team hochspezialisierter Häschen, die jeweils für verschiedene Aspekte der Osterproduktion zuständig waren. Es gab die Eiermaler, die mit ihren winzigen Pinseln kunstvolle Muster auf die Eier zauberten. Dann waren da die Eierwickler, die mit geschickten Pfoten kunstvolle Bänder um die Eier wickelten und sie so noch festlicher machten.

 

Die Logistik war eine weitere Herausforderung. Der Osterhase plante monatelang im Voraus, um sicherzustellen, dass alle Eier rechtzeitig produziert und an ihre Bestimmungsorte geliefert wurden. Ein ausgeklügeltes Netzwerk von Lieferhäschen war dafür verantwortlich, die Eier an verschiedene Standorte auf der ganzen Welt zu transportieren, von kleinen Dörfern bis hin zu großen Städten.

 

Doch nicht nur die Produktion und Lieferung der Eier waren wichtige Geschäftsbereiche des Osterhasen. Er hatte auch ein Team von Häschen, das sich um die Marketingstrategien kümmerte. Sie entwarfen bunte Werbekampagnen, organisierten Osterparaden und verteilten Flyer, um sicherzustellen, dass jeder von der Ankunft des Osterhasen und seiner köstlichen Eier wusste.

 

Die Verwaltung des gesamten Betriebs war eine weitere große Aufgabe. Der Osterhase selbst war ein Meister im Zeitmanagement, jonglierte zwischen Meetings mit Lieferanten, der Koordination von Teammitgliedern und dem Entwerfen neuer Osterideen. Er hatte auch ein Team von Buchhaltern, die die Finanzen im Auge behielten und sicherstellten, dass alles im Budget blieb.

 

Trotz all der Herausforderungen war der Osterhase stets fröhlich und voller Energie. Er liebte seine Arbeit und war stolz darauf, jedes Jahr das Osterfest zu einem unvergesslichen Ereignis für Kinder und Erwachsene gleichermaßen zu machen.

 

Und so ging die Geschichte des Osterhasen und seiner Geschäftsprozesse weiter, Jahr für Jahr, voller Eifer und Freude darüber, die Welt ein bisschen bunter und fröhlicher zu machen.

 

In einer alternativen Realität des Osterhasenreichs waren die Dinge nicht ganz so strukturiert und effizient. Hier herrschte Chaos und Verwirrung in den Geschäftsprozessen des Osterhasen.

 

Der Osterhase, obwohl er ein freundliches Wesen war, hatte eine Neigung dazu, alles auf den letzten Drücker zu erledigen. Anstatt rechtzeitig mit der Planung zu beginnen, wartete er bis kurz vor Ostern und geriet dann in Panik. Dies führte dazu, dass seine Häschen-Crew in einem hektischen Wirrwarr aus Eiermalerei, Eierwickeln und Logistik verstrickt war.

 

Die Produktion der Eier war ebenfalls problematisch. Der Osterhase hatte vergessen, genügend Materialien zu bestellen, und so mussten die Eiermaler mit improvisierten Farben arbeiten, was zu unansehnlichen Ergebnissen führte. Die Eierwickler waren überfordert und wickelten die Bänder oft falsch herum oder verloren sie sogar.

 

Die Logistik war ein echtes Durcheinander. Die Lieferhäschen waren ständig auf den falschen Wegen unterwegs und verloren ständig die Orientierung. Eier wurden in falsche Häuser geliefert oder sogar komplett vergessen, was zu enttäuschten Kindern und verärgerten Eltern führte.

 

Das Marketingteam des Osterhasen war auch nicht viel besser. Sie hatten keine klare Strategie und setzten auf fragwürdige Werbemethoden, die mehr Verwirrung als Aufregung verursachten. Anstatt bunte Paraden zu organisieren, verteilten sie lieblose Flyer, die kaum jemanden ansprachen.

 

Die Verwaltung des Betriebs war ein weiteres Desaster. Der Osterhase ignorierte die Buchhalter und gab das Geld für fragwürdige Investitionen aus, die dem Unternehmen mehr schadeten als halfen. Seine Zeitmanagementfähigkeiten waren auch mangelhaft, was zu verpassten Meetings und unerledigten Aufgaben führte.

 

Trotz all dieser Probleme gab der Osterhase nicht auf, aber sein Osterfest war weit entfernt von der perfekt organisierten Feier, die er sich erhofft hatte. Vielleicht, dachte er sich, sollte er nächstes Jahr früher mit der Planung beginnen und sich zur Verbesserung seiner Geschäftsprozesse einen Berater zur Unterstützung engagieren.

 

 

Schlechtes Zeitmanagement und unkontrollierte Geschäftsprozesse

Wie können Berater mittelständige Unternehmen dabei unterstützen, dass weniger troubleshoting in der Kommunikation entsteht, sondern mehr organisierte Prozessabläufe erarbeitet und eingeführt werden?

 

Berater können mittelständige Unternehmen auf verschiedene Weise unterstützen, um weniger Troubleshooting in der Kommunikation und mehr organisierte Prozessabläufe zu erreichen. Hier sind einige Ansätze:

 

Analyse der aktuellen Situation

Berater können zunächst die bestehenden Kommunikations- und Prozessabläufe im Unternehmen analysieren, um Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren. Dies kann durch Interviews mit Mitarbeitern, Überprüfung von Dokumentationen und Beobachtung vor Ort erfolgen.

 

Entwicklung von Kommunikationsstrategien

Basierend auf der Analyse können Berater Kommunikationsstrategien entwickeln, die eine klare und effektive Kommunikation fördern. Dies kann die Einführung von regelmäßigen Besprechungen, klare Kommunikationswege und -protokolle sowie die Nutzung geeigneter Tools für die interne Kommunikation umfassen.

 

Implementierung von Prozessoptimierung

Berater können helfen, effizientere Prozessabläufe zu entwerfen und zu implementieren. Dies beinhaltet die Identifizierung von redundanten Schritten, Engpässen und ineffizienten Praktiken sowie die Einführung von Best Practices und Automatisierung, wo möglich.

 

Schulung und Entwicklung von Fähigkeiten

Die Mitarbeiter des mittelständischen Unternehmens können durch Schulungen und Workshops in den Bereichen Kommunikation und Prozessmanagement unterstützt werden. Dies kann dazu beitragen, das Bewusstsein für die Bedeutung einer klaren Kommunikation und effizienter Prozesse zu schärfen und die notwendigen Fähigkeiten zu entwickeln.

 

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Berater können helfen, Mechanismen für die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Kommunikations- und Prozessabläufen einzurichten. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, sich an sich ändernde Anforderungen anzupassen und kontinuierlich zu verbessern.

 

Change Management

Berater können auch bei der Einführung von Veränderungen im Unternehmen unterstützen, indem sie Change-Management-Strategien entwickeln und implementieren. Dies beinhaltet die Einbindung der Mitarbeiter, das Schaffen eines Verständnisses für die Notwendigkeit von Veränderungen und die Bereitstellung von Unterstützung während des Umstellungsprozesses.

 

Durch eine ganzheitliche Herangehensweise, die Analyse, Strategieentwicklung, Implementierung und kontinuierliche Verbesserung umfasst, können Berater mittelständige Unternehmen dabei unterstützen, weniger Troubleshooting in der Kommunikation und mehr organisierte Prozessabläufe zu erreichen.

 

 

…und was tun, wenn speziell ein zu hoch aufkommender E-Mail-Verkehr besteht?

 

Wenn ein mittelständiges Unternehmen mit einem zu hohen E-Mail-Verkehr konfrontiert ist, können Berater helfen, indem sie folgende Maßnahmen ergreifen:

 

Analyse des E-Mail-Verkehrs

Die Berater können den E-Mail-Verkehr des Unternehmens analysieren, um Muster, Ursachen für Überlastung und ineffiziente Kommunikationswege zu identifizieren. Dies kann die Untersuchung von E-Mail-Volumen, Antwortzeiten, Prioritäten und Typen von Anfragen umfassen.

 

Einführung von Kommunikationsrichtlinien

Basierend auf der Analyse können Berater Kommunikationsrichtlinien entwickeln und einführen, die klar definieren, wann E-Mails angemessen sind, wie sie priorisiert werden sollten und wer für welche Arten von Anfragen zuständig ist. Dies kann dazu beitragen, den E-Mail-Verkehr zu strukturieren und zu reduzieren.

 

Nutzung von Alternativen Kommunikationskanälen

Berater können alternative Kommunikationskanäle vorschlagen und implementieren, die besser für bestimmte Arten von Anfragen geeignet sind. Dies kann die Verwendung von Instant Messaging, Projektmanagement-Tools oder internen Wikis umfassen, um den Informationsaustausch effizienter zu gestalten.

 

Einführung von E-Mail-Management-Tools

Die Berater können die Einführung von E-Mail-Management-Tools empfehlen, die Funktionen wie automatische Weiterleitung, Kategorisierung, Priorisierung und Vorlagen bieten. Diese Tools können dazu beitragen, den E-Mail-Verkehr zu organisieren und die Effizienz bei der Bearbeitung von E-Mails zu steigern.

 

Schulung in effektiver E-Mail-Kommunikation

Die Mitarbeiter können in effektiver E-Mail-Kommunikation geschult werden, einschließlich bewährter Praktiken für das Verfassen von klaren und prägnanten Nachrichten, das Festlegen von klaren Betreffzeilen und das effiziente Verwalten von E-Mail-Postfächern. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

 

Implementierung von Zeitmanagement-Techniken

Berater können Zeitmanagement-Techniken einführen, um Mitarbeitern dabei zu helfen, ihren E-Mail-Verkehr effizienter zu bewältigen. Dies kann die Einführung von Zeitblöcken für die Bearbeitung von E-Mails, die Festlegung von Prioritäten und die Vermeidung von übermäßigem Multitasking umfassen.

 

Durch die Kombination dieser Maßnahmen können Berater mittelständige Unternehmen dabei unterstützen, einen zu hoch aufkommenden E-Mail-Verkehr zu bewältigen und effektivere Kommunikationswege zu etablieren.

 

 

Die A und B Beratung Frank Waßmuth wünscht Ihnen ein buntes Osterfest.