Agile Verwaltung

Benötigen Verwaltungen KPIs?

Ja, Verwaltungen können von der Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs) stark profitieren. KPIs sind auch in Verwaltungen wichtig, um Leistungen zu messen, die Effizienz zu verbessern und die Zielerreichung zu überwachen. Verwaltungen sind oft verantwortlich für eine Vielzahl von Dienstleistungen und Aufgaben für Bürgerinnen und Bürger sowie für die Umsetzung von politischen Zielen.

Hier sind einige Gründe, warum KPIs in Verwaltungen nützlich sein können:

Effizienz und Leistungssteigerung: KPIs können dabei helfen, die Effizienz der Verwaltungstätigkeiten zu messen und zu verbessern. Sie ermöglichen es, Engpässe oder ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu optimieren.

Bessere Entscheidungsfindung: Durch die Verwendung von KPIs können Verwaltungen fundierte Entscheidungen treffen, basierend auf klaren Daten und Leistungskennzahlen.

Zielerreichung und Überwachung: Verwaltungen haben oft bestimmte Ziele oder politische Vorgaben, die sie erreichen müssen. KPIs helfen dabei, den Fortschritt in Richtung dieser Ziele zu überwachen und sicherzustellen, dass die Verwaltung ihre Aufgaben effektiv erfüllt.

Kundenorientierung und Servicequalität: KPIs können auch verwendet werden, um die Qualität der Dienstleistungen zu messen, die Verwaltungen den Kunden zur Verfügung stellen. Das Feedback und die Zufriedenheit der Kunden können als wichtige KPIs betrachtet werden.

Ressourcenmanagement: Die Verwaltung von Ressourcen, sei es Personal, Budget oder Infrastruktur, kann mithilfe von KPIs optimiert werden. Das ermöglicht eine bessere Planung und Allokation von Ressourcen.

Die Auswahl der KPIs in Verwaltungen sollte darauf abzielen, die spezifischen Ziele und Prioritäten der jeweiligen Verwaltung zu reflektieren. Dies kann je nach Art der Verwaltung (lokal, regional, national) und den Dienstleistungen, die sie erbringt, variieren.

KPIs helfen Verwaltungen dabei, sich transparenter zu machen, die Leistung zu verbessern und letztendlich den Bürgern einen effizienteren und qualitativ hochwertigeren Service zu bieten.

… und wie können KPIs zur Steuerung der administrativen Prozesse helfen?

KPIs sind messbare Kennzahlen, die verwendet werden, um den Fortschritt oder die Leistung eines Unternehmens in Bezug auf bestimmte Ziele oder Geschäftsprozesse zu bewerten.

Im Bereich der Verwaltung und des Backoffice gibt es eine Vielzahl von KPIs, die Unternehmen verwenden können, um die Effizienz, Produktivität und Qualität ihrer administrativen Prozesse zu überwachen und zu verbessern. Einige Beispiele für KPIs in administrativen Prozessen könnten sein:

Bearbeitungszeit: Die Zeit, die benötigt wird, um bestimmte administrative Aufgaben abzuschließen, wie z.B. die Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen oder Genehmigungen.

Fehlerquote: Die Anzahl oder der Prozentsatz an Fehlern oder Unstimmigkeiten in administrativen Prozessen, die behoben werden müssen.

Kosteneffizienz: Die Kosten im Verhältnis zur erzielten Leistung oder zum Ergebnis, zum Beispiel Kosten pro bearbeitete Anfrage oder Kosten pro Transaktion.

Mitarbeiterproduktivität: Die Leistung der Mitarbeiter in administrativen Bereichen, gemessen anhand von Metriken wie Anzahl der bearbeiteten Anfragen pro Mitarbeiter oder Arbeitsstunden pro Aufgabe.

Kundenzufriedenheit: Die Zufriedenheit der Kunden oder internen Stakeholder mit den administrativen Dienstleistungen oder Prozessen, gemessen anhand von Feedback oder Umfragen.

Die Auswahl der KPIs hängt von den spezifischen Zielen und Prioritäten des Unternehmens ab. Diese KPIs werden regelmäßig gemessen, analysiert und verwendet, um Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und die Leistungsfähigkeit der administrativen Abteilungen zu steigern.

Die Verwendung von KPIs zur Steuerung administrativer Prozesse ermöglicht es Unternehmen, Leistungsverbesserungen zu identifizieren, Engpässe zu erkennen, Ressourcen effizienter einzusetzen und letztendlich die Gesamtleistung und Qualität der administrativen Abläufe zu steigern.

… und kann eine externe Beratung bei der Umsetzung helfen?

Ja, eine externe Beratung kann definitiv bei der Ermittlung von Key Performance Indicators (KPIs) in der Verwaltung helfen. Externe Berater bringen oft branchenübergreifende Erfahrung und Fachkenntnisse mit, die bei der Identifizierung und Festlegung von relevanten KPIs für die Verwaltungsbereiche eines Unternehmens sehr nützlich sind.

Hier sind einige Wege, wie externe Beratung in Bezug auf KPIs in der Verwaltung unterstützen kann:

Branchenbest Practices: Externe Berater haben oft Einblicke in bewährte Praktiken in verschiedenen Branchen. Sie können Erfahrungen aus ähnlichen Organisationen teilen und KPIs empfehlen, die in anderen erfolgreichen Verwaltungsstrategien effektiv waren.

Bewertung der Geschäftsziele: Berater können mit dem Management zusammenarbeiten, um die übergeordneten Geschäftsziele zu verstehen. Basierend auf diesen Zielen können sie dann relevante KPIs identifizieren, die den Fortschritt und den Erfolg in Bezug auf diese Ziele messen.

Benchmarking: Externe Berater können Benchmarking-Analysen durchführen, um zu verstehen, wie sich das Unternehmen im Vergleich zu anderen Unternehmen in der Branche oder auf dem Markt schlägt. Dies hilft bei der Auswahl von KPIs, die für die spezifischen Wettbewerbsanforderungen relevant sind.

Messbarkeit und Realisierbarkeit: Berater können bei der Auswahl von KPIs unterstützen, die messbar sind und gleichzeitig realistisch und erreichbar bleiben. Dies verhindert, dass Unternehmen KPIs verwenden, die schwer zu quantifizieren sind oder unrealistische Ziele setzen.

Datenanalyse-Tools: Berater können bei der Auswahl von geeigneten Datenanalyse-Tools unterstützen, die notwendig sind, um die KPIs zu überwachen und zu analysieren. Dies kann die Implementierung von Business Intelligence-Systemen oder anderen Technologien umfassen.

Anpassung an Veränderungen: In Zeiten von Veränderungen im Unternehmen oder in der Branche können Berater helfen, bestehende KPIs zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevante Leistungsindikatoren darstellen.

Schulung und Sensibilisierung: Berater können Schulungen für das Management und die Mitarbeiter durchführen, um sicherzustellen, dass alle im Unternehmen verstehen, wie die KPIs gemessen und interpretiert werden sollen.

Die Zusammenarbeit mit externen Beratern kann dazu beitragen, dass die identifizierten KPIs gut durchdacht, an die strategischen Ziele des Unternehmens angepasst und effektiv in den Verwaltungsprozessen implementiert werden.